Zu einer professionellen Veranstaltung gehört selbstverständlich auch die professionelle Organisation der Veranstaltung. Und eine professionelle Organisation braucht ein professionell erstelltes Szenario. Wenn Sie Ihre geschäftliche Veranstaltung von uns organisieren lassen, werden selbstverständlich alle Vereinbarungen klar und schriftlich festgehalten, damit jeder weiß, was zu tun ist.
Auch für diese Vereinbarungen, die wir mit Ihnen treffen, erstellen wir ein Szenario. Mit diesem Szenario skizzieren wir die Veranstaltung von Anfang bis Ende und es wird beschrieben, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wann diese Aufgaben erledigt bzw. begonnen werden müssen. Das Skript ist ein Papier- oder digitales Dokument, das wir in Absprache mit Ihnen erstellen. Wenn das Skript fertig ist, besprechen wir das Skript mit Ihnen und besprechen, ob alle Ihre Wünsche korrekt im Skript enthalten sind. Schließlich ist das Szenario das Handbuch für Ihre Veranstaltung. Es ist daher sehr wichtig, dass alles, was hierin enthalten ist, korrekt ist.
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Während wir mit Ihnen über den Inhalt des Skripts sprechen, können die Dinge sicherlich angepasst werden. Möglicherweise sollte der Zeitplan nicht etwas enger sein, und Sie möchten, dass das Galadinner fünfzehn Minuten später beginnt. Es kann aber auch sein, dass Sie noch ein Unterhaltungselement hinzufügen und ein anderes Element entfernen möchten. Das ist natürlich alles möglich und kein Problem. Die Konsultation ist auch dafür vorgesehen. Wenn alle Anpassungen vorgenommen wurden, Sie mit dem Szenario vollständig zufrieden sind und grünes Licht gegeben haben, können wir mit der Implementierung des vorbereiteten Szenarios fortfahren.
Wie bereits erwähnt, sind im Szenario allgemeine bis sehr detaillierte Vereinbarungen festgelegt. Zum Beispiel finden Sie alle Telefonnummern von uns als Veranstalter und der Person, die letztendlich für Ihre Veranstaltung verantwortlich ist, im Skript. Darüber hinaus enthält es Dinge, die unbedingt nicht vergessen werden sollten. Gibt es Menschen mit besonderen Ernährungsbedürfnissen oder Allergien? Dies kann den Abend Ihrer Gäste machen oder brechen. Wir verstehen dies besser als jeder andere und sind daher sehr aufmerksam gegenüber diesen wichtigen Angelegenheiten und zeichnen sie auf, so dass keine Unklarheiten über sie entstehen können. Es gibt aber auch viele Vereinbarungen im Drehbuch, wer was zu welcher Zeit tut. Schritt für Schritt wird beschrieben, welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt ausgeführt werden. Auf diese Weise bildet das Skript sofort das Handbuch für den Organisationsmanager und alle unsere Mitarbeiter, die um Ihre Veranstaltung herumgehen. Jeder wird genau wissen, was von ihm oder ihr erwartet wird.
Wenn Sie im Voraus ein Beispiel für ein Szenario wünschen, können wir es Ihnen natürlich zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie, dass jedes Szenario anders sein wird, da sich die Ereignisse und Wünsche unserer verschiedenen Kunden immer voneinander unterscheiden. Sie können sich jedoch ein allgemeines Bild davon machen. Einige Beispiele für das, was in unserem 'Ereignisskript' enthalten ist, sind:
Dies sind die etwas allgemeinen Dinge, die im Ereignisszenario enthalten sind. Aber auch die ganz speziellen Sachverhalte sind in unserem Szenario enthalten. Wir legen genau fest, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Wer ist letztendlich verantwortlich und welche Teile gehören dazu. Beispielsweise nennen wir die Uhrzeit, die Tätigkeit und den Namen der Person, die dies tun soll (z. B.: 22:00 Uhr, dekorative Weihnachtsbäume entfernen, John B). Das Szenario enthält daher mehrere Elemente in der Aufbauphase, der Phase, in der die Veranstaltung stattfindet, und der Abbauphase. Daher kann es niemals Unklarheiten darüber geben, wer wann für seine Aufgaben verantwortlich ist. Wir garantieren die strikte Einhaltung des Drehbuchs vor, auf und nach Ihrem Geschäftsveranstaltung.
